Una buena gestión de proyectos involucra reuniones efectivas entre todos los participantes. Lejos de representar una interrupción en el flujo de trabajo, estas instancias contribuyen a la productividad de la obra si se efectúan de forma provechosa.

¿Cómo llevarlas a cabo para que sean espacios reales de discusión de los objetivos del proyecto, las tareas asignadas y el progreso, entre otros aspectos claves para el éxito?

La importancia de las reuniones efectivas

Al trabajar en un ambiente colaborativo, la comunicación acerca del estado del proyecto, las metas cumplidas y los objetivos resultan fundamental para consolidación de los objetivos esperados.

Este flujo de comunicación entre todos sólo se puede dar en la congregación de los miembros frente a una agenda específica a discutir.

En una planificación en base a Last Planner System, lo importante es que se atienda a 3 preguntas cuando se determina la estructura de una reunión de trabajo:

1. ¿Qué hemos hecho? Revisión de la semana anterior

Lo primero, es realizar un diagnóstico del estado en que se encuentra el proyecto considerando un periodo de tiempo específico como la semana anterior.

Sin embargo, para que los resultados sean fiables con la realidad del proyecto, se deben utilizar una serie de indicadores de medición, como:

Índice de Desempeño de Programa (SPI): es la razón entre el avance real y el avance programado. Su valor mayor a 1,00 quiere decir que el proyecto se ha realizado en tiempos menores a los planificados.
Porcentaje de Plan Completado (PPC): indicador que tiene como función medir en periodos de corto plazo el nivel de cumplimiento de la planificación semanal.
Porcentaje de Cumplimiento de Restricciones (PCR): estima la responsabilidad de los "últimos planificadores" al entregar la razón entre el número de restricciones que deben liberarse y el total de restricciones cuya liberación se ubica en el corto plazo.
Causas de No Cumplimiento (CNC): determina las razones por las que un proyecto no logra las metas semanales comprometidas.

Es importante que en esta etapa de la reunión no sólo se presenten cifras aisladas, sino que se interpreten para conocer cuáles son los principales obstáculos que están interfiriendo en las metas propuestas y los compromisos, para así tomar medidas oportunas para solucionarlos.

2. ¿Qué viene adelante? Próximas 3 semanas

Para evitar la variabilidad y reducir la incertidumbre, en cada convocatoria no debe faltar considerar lo que sucederá en un intervalo de tiempo, al que llamamos lookahead, que pueden ser entre 3 y 8 semanas hacia el futuro.

¿Qué puntos se deben analizar? Principalmente, la liberación de restricciones a tiempo - mano de obra, materiales, proveedores, recursos humanos, por ejemplo- de acuerdo con los plazos comprometidos.

Para hacerlo, se requiere identificar el estado de restricciones, las nuevas que se presenten y los responsables con sus respectivos compromisos de liberación.

Por otra parte, se necesita implementar un Inventario de Trabajo Ejecutable (ITE) para resguardar que el trabajo se realice de forma continua, independiente de si los tiempos de producción cambien de lo que ya se tenía planificado.

3. ¿Qué haremos? Semana actual

Las reuniones efectivas no solo necesitan el diagnóstico de las actividades pasadas y la previsión de las futuras, sino que la elaboración de un plan concreto aplicable inmediatamente después de la reunión. Por lo tanto, se deben definir y seleccionar las actividades a realizar según el Programa Maestro.

De esta manera, se puede determinar la dificultad que significa la liberación de las restricciones y qué tareas se debe realizar para ello y el cuándo.

Así mismo, la revisión del ITE es clave para evitar tiempos muertos. ¿Por qué razón? Por ejemplo, si una actividad que deba ejecutarse finaliza antes de lo estipulado, por medio de este inventario se puede asignar oportunamente otra actividad, lo que favorece el trabajo constante y sin interrupciones.

Para después de la reunión, es necesario que se envíe el plan comprometido para la semana y la lista de restricciones con sus respectivos compromisos, a todos los participantes.

Una solución real para la planificación de reuniones

En la actualidad, un software de planificación y control de proyectos en base a la metodología Last Planner se ha convertido en una herramienta eficaz para reducir la incertidumbre y aumentar la validez de los plazos.

Al respecto, IMPERA gestiona la preparación de planes y programas con un registro automático de los indicadores de medición en función de una base de datos que los encargados de los proyectos cargan y que puede ser accesible por todos los actores del proyecto desde cualquier computador o smartphone.

Una buena planificación de reuniones puede determinar el éxito de un proyecto. Por ende, las organizaciones deben concentrar su esfuerzo en ocupar todas las soluciones disponibles para potenciar estas instancias de participación de todos los colaboradores designados.

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