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Q&A Lecciones aprendidas de LPS

· Notas,QA,Blog

El pasado Jueves 14 de mayo contamos con la exposición de Luis Fernando Alarcón, uno de los principales expertos internacionales en Lean Management y gestión de proyectos, quien presentó el webinar “Lecciones aprendidas de LPS: Cómo detectar y prevenir desviaciones en la gestión de proyectos”, donde abordamos los principales aprendizajes de más de 20 años de implementación e investigación aplicada en el sistema Last Planner, junto al apoyo de CIPYCS, GEPUC y GEPRO.
 

Pueden acceder al material completo del Webinar en el siguiente link
Lecciones Aprendidas de LPS
 

Hoy entrevistamos a Camilo Lagos, consultor de proyectos de GEPRO, investigador de GEPUC y alumno de PhD. De Luis Fernando Alarcón, quien abordará algunas de las preguntas más comunes que recibimos luego del webinar.

Camilo Lagos – Consultor de Proyectos de GEPRO
 

¿Cómo describirías Last Planner (LPS) para alguien que está recién iniciándose en la gestión proactiva de proyectos?

Creo que los principios de LPS lo describen muy bien, sistematizar el proceso de preparación del trabajo, incentivar la gestión basada en compromisos y propiciar el aprendizaje para la mejora continua. Para mí, LPS es el hábito de explicitar nuestras metas, entendiendo que la planificación es dinámica y colaborativa, por lo que es necesario ajustar nuestro plan de acuerdo con la capacidad que tengamos para ejecutar el trabajo, preparar las cosas que se vienen en el mediano plazo y crear el hábito de establecer compromisos confiables que puedan ser trazables semana a semana. El aprendizaje y mejoramiento es, quizás, el mayor beneficio de planificar sistemática y colaborativamente.
 

¿Por qué crees que implementar Last Planner produce tantos beneficios para la gestión de proyectos?

Creo que lo fundamental es que el sistema genera un cambio de switch en la forma en que afrontamos los proyectos. Primero, hace partícipes a todos los actores y los vuelve responsables de las metas que planteamos y su cumplimiento. En segundo lugar, la preparación del trabajo a ejecutar es algo que en muchos proyectos se vuelve intangible y se le pierde trazabilidad, no obstante, con Last Planner, se hace patente el proceso y se vuelve tangible el impacto que tiene en el desempeño del trabajo ejecutado. Finalmente, creo que un elemento central de la metodología es aprender de nuestros errores y por lo tanto, sistematizar la búsqueda de causas de no cumplimiento y el planteamiento de mejoras para prevenirlas abre un gran abanico de oportunidades para la gestión.
 

¿Cómo recomendarías partir un proceso de adopción de Last Planner?

Creo que el primer paso, y fundamental, es juntarse. Por medio de instaurar reuniones periódicas para evaluar qué estamos haciendo y qué queremos lograr, saldrá natural ir incorporando los conceptos de establecer y medir compromisos semanales, así como verificar que las metas de mediano plazo sean factibles y que se vaya preparando con tiempo el trabajo a realizar. En este sentido, contar con un plan actualizado de 3 o 4 semanas donde podamos identificar restricciones y con un plan semanal donde establecer compromisos de ejecución es un MUST a implementar desde el comienzo, ya que el sólo hecho de tener que actualizarlo nos hará juntarnos a planificar colaborativamente cómo lo llevaremos a cabo.

El siguiente paso es fomentar que el proceso se lleve a cabo sistemáticamente semana a semana y que no se pierda el involucramiento. Para ello, la gestión visual y compartir la información es clave. Se puede partir con una minuta simple de los compromisos y metas y una planilla con el listado de tareas, restricciones, compromisos y responsables. La clave es que la planilla se use y esté accesible para todo el mundo. Obviamente es mucho más simple si se cuenta con herramientas como IMPERA que facilitan dicho proceso.
 

En el Webinar mencionaron que es posible alcanzar un buen nivel de implementación de Last Planner (LPS) en aproximadamente 4 meses ¿Cuándo se comienzan a ver los resultados del proceso?

Los cambios se notan casi inmediatamente. Ya el simple hecho de plantear compromisos y medir semanalmente su cumplimiento empieza a hacer partícipe a todo el equipo y se comienzan a observar metas más realistas y mejores niveles de cumplimiento. Preparar efectivamente el trabajo toma un poco más de tiempo, ya que los equipos no siempre están acostumbrados a buscar proactivamente restricciones y liberarlas, pero luego de unas 3 o 4 semanas, ya se vuelve un hábito el revisar las metas del mes, buscar posibles impedimentos para cumplirlas y plantear compromisos de liberación. El mismo hecho de hacer a cada uno responsable de sus metas semanales de ejecución va haciendo que también estén pendientes de identificar tempranamente las restricciones que tengan para ejecutar sus compromisos.
 

En el webinar mencionaron distintos niveles de madurez de LPS alcanzados por proyectos ¿Cuál es la diferencia clave entre una implementación madura de LPS y los niveles más básicos?

Efectivamente, el proceso de implementación es gradual y toma tiempo ir sistematizando los procesos de planificación, preparación del trabajo y aprendizaje basado en compromisos, pero, como mencioné anteriormente, los resultados son visibles mucho antes y se pueden alcanzar mejoras visibles en sólo unas cuantas semanas.

La principal diferencia está en cómo actuamos frente a los problemas y aprendemos de nuestros errores. Al principio, es normal que los proyectos tengan una visión más de corto plazo y se focalicen en las restricciones y compromisos semanales, por ende, en los niveles más básicos de madurez, los proyectos no hacen mucho uso de las causas de no cumplimiento y tienden a tomar medidas correctivas más de corto plazo.

En un proyecto maduro, el equipo hace un seguimiento y evaluación constante de las causas de no cumplimiento históricas y se vuelven capaces de detectar cuando están siendo recurrentes y las razones de base que llevan a su origen. Por ello, se vuelven capaces de plantear acciones de más largo plazo y controlar que éstas tengan un impacto evidente en reducir la recurrencia de problemáticas y su impacto sobre el proyecto.
 

¿Cuándo dirías que un proyecto ha alcanzado un nivel maduro de Last Planner?

Como se mencionó en el webinar, los dos componentes de LPS que impactan mayormente el desempeño son la preparación del trabajo y el aprendizaje continuo. Por ello, en primer lugar, un proyecto maduro debe tener interiorizado el concepto de Inventario de Trabajo Ejecutable (ITE) y medir sistemáticamente que el PUEDE que llega al corto plazo sea suficientemente grande. Esto implica que el proyecto debe identificar restricciones en un plazo superior a un mes, liberarlas en un plazo de 2 a 3 semanas y que cuando las tareas lleguen a la semana en que serán ejecutadas estén libres de restricciones y por lo tanto, que no se generen causas de no cumplimiento asociadas a problemas como la falta de materiales, mano de obra o condiciones de terreno.

En segundo lugar, aprender de los errores implica medir sistemáticamente nuestras causas de no cumplimiento y tomar acciones para prevenirlas. En un proyecto maduro, existen instancias para analizar los problemas más recurrentes del mes y tomar acciones concretas, de corto, mediano y largo plazo para prevenirlas. Por ello, deben ser capaces de medir tanto la evolución de las causas de no cumplimiento, como la efectividad e impacto de las acciones correctivas que se plantean.
 

Finalmente ¿Por qué el uso de IMPERA aumenta el nivel de implementación de LPS? 

La clave es la sistematización del proceso y la trazabilidad. Impera está pensado para estandarizar un proceso semanal de gestión de Last Planner, por lo que vincula directamente el análisis de mediano plazo (Lookahead), la preparación del trabajo (Restricciones) y la gestión de compromisos (Plan semanal). Por lo tanto, genera muchas herramientas que permiten trazar el tiempo que toma identificar y prevenir restricciones, los impactos que generan las causas de no cumplimiento y la evolución de nuestra efectividad en la gestión de compromisos. Esas herramientas potencian la capacidad del equipo para evaluar, corregir y mejorar su desempeño semana a semana.

Camilo Lagos
Consultor GEPRO

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