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La importancia de implementar Last Planner en profundidad

· Notas,Blog

03 | Serie Desafíos y Oportunidades de la Gestión

¿Qué implica implementar Last Planner?

El sistema Last Planner (LPS) es una metodología de gestión que se desarrolló hace casi 30 años, pensando en proyectos de construcción, pero que hoy se utiliza en proyectos de toda índole en más de 50 países. Consiste en un proceso semanal en que se establecen compromisos para preparar el trabajo en el mediano plazo (unas 4 a 6 semanas) y compromisos de corto plazo para la ejecución, generalmente de una semana. La clave está en que se involucra a todo el equipo tanto en la preparación como en la ejecución y que se hacen responsables de los compromisos planteados.

¿Qué lectura le recomendarías a alguien que está comenzando con Last Planner?

Un artículo que me gusta mucho por su simpleza y claridad es "La gestión de Obra desde la Perspectiva del Último Planificador" de Rodríguez, Alarcón y Pelliecer (2011).

¿Por dónde se comienza?

Lo fundamental es crear el hábito de reunirse a planificar de forma colaborativa, en un espacio de una o máximo dos horas al comienzo de cada semana. Inicialmete basta con un equipo de 5 o 6 personas para actualizar semanalmente un plan mensual, ajustando las fechas de las tareas y, luego, saldrá natural ir identificando y comprometiendo restricciones que deben ser liberadas para poder cumplir con las fechas. A medida que van encontrando más restricciones, notarán que deben involucrar a más personas en la reunión y la lista de asistentes se irá ampliando.

Es normal que en las primeras reuniones, se gaste casi todo el tiempo en ajustar el plan y buscar restricciones, pero, como semanalmente se agrega sólo una nueva semana al plan, en dos o tres semanas empezará a quedar tiempo suficiente para definir compromisos sobre las tareas de la semana actual y, entonces, es momento de incorporar planes de corto plazo, con compromisos semanales.

De ahí en adelante, se comienza a medir semanalmente el Porcentaje del Plan Completado (PPC) y a buscar Causas de no Cumplimiento (CNC). Este punto es clave, ya que el análisis de las CNC es fundamental para prevenir problemas recurrentes. De dicho análisis surgirán acciones correctivas a implementar. Por eso, un aspecto clave es procurar que se identifiquen las causas raíces de los problemas y no simplemente los más evidentes. 

¿Cuándo se comienzan a ver beneficios?

En general, los beneficios son observables en unas tres o cuatro semanas. Ya el hecho de ajustar y preparar continuamente el mediano plazo, hace que las cosas que se planifiquen para el corto plazo estén más claras, mejor preparadas y por lo tanto, que se alcancen mejores niveles de cumplimiento.

Luego, desde que se comienzan a generar compromisos de corto plazo y medir el PPC, pasan unas tres o cuatro semanas adicionales hasta que el PPC se estabiliza y comienza a subir. Aquí, ya los equipos han empezado a interiorizar la importancia de establecer compromisos confiables y su responsabilidad en que se cumplan.

Lo que generalmente toma más tiempo es procurar que los equipos tengan una mirada de más largo plazo. Al principio, se focalizan mucho en el PPC y dejan de lado la identificación de restricciones hasta que las tareas están cerca y los impedimentos son evidentes. Éste es un proceso de mejora continua y a medida que más se analiza el Lookahead, mejor es la tasa de identificación, los plazos en adelanto en que se encuentran y la precisión en las fechas comprometidas de liberación. Normalmente, se ven buenos niveles de planificación de mediano plazo al tercer o cuarto mes.

¿Cuándo se alcanza un nivel maduro de implementación?

Es necesario hacer la diferencia entre implementar todos los elementos de LPS y usarlos de forma madura. Al término del segundo o tercer mes, los equipos trabajan sistemáticamente con compromisos, restricciones y CNC, logrando niveles más estables de PPC y PCR (Cumplimiento de Restricciones). Pero alcanzar un uso maduro es más lento.

Al principio, es normal que los equipos sean un poco cortoplacistas y, por lo tanto, que se focalicen en alcanzar un mejor PPC y PCR. Lo que toma más tiempo y esfuerzo es que los equipos utilicen todas las fuentes de información que el sistema genera.

Por ejemplo, un aspecto que cuesta pero genera grandes beneficios, es lograr que el equipo se haga el hábito de mirar las causas de no cumplimiento históricas y su tendencia. A veces nos pasa que un equipo nos dice tenemos PPC muy altos, pero miras sus CNC y te das cuenta de que siempre se repite la cancha, mala estimación del rendimiento o falta de mano de obra.

Ese tipo de problemas son súper evidentes cuando se analiza el impacto de las CNC y su prevalencia en el tiempo. Entonces, cuando miramos la historia, somos capaces de detectar y corregir problemas intrínsecos que se repiten una y otra vez. En una buena implementación de LPS, con un equipo motivado, al cuarto o quinto mes ya se notan cambios significativos en la aparición de CNC y la reducción de su impacto.

Finalmente, ¿Cuáles son las claves para alcanzar una implementación madura?

Primero, interiorizar la preparación del trabajo. No basta con tener un alto PPC y PCR si la preparación se logra casi al último momento responsable. Es fundamental que los equipos visualicen un Inventario de Trabajo Ejecutable (ITE) en el mediano plazo y lo vayan incrementando al identificar mejor restricciones y con más tiempo.

Segundo, mirar la historia de las CNC, medir su impacto en el tiempo y aprender a prevenir su recurrencia. Tomar mejores acciones preventivas es, quizás, el mayor valor agregado de LPS.

Camilo es consultor de GEPRO e investigador del Centro de Excelencia en Gestión de la Producción UC. Es Master of Sciences y estudiante de Doctorado UC, especializado en gestión de proyectos con enfoque Lean y Last Planner.

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